Gerir o tempo não é uma tarefa fácil, ou de discussão consensual, quando falamos da nossa atividade profissional. O mesmo não se passa nas nossas vidas pessoais e na gestão que fazemos desse "tempo" e do "modo" como o fazemos. É como se tivéssemos dois "tempos" o pessoal e o profissional; a forma como arrumamos os dois no nosso cérebro é diferente. E o stress associado a cada um deles também o é.
Qual será então a grande diferença que condiciona a gestão psicológica de cada um destes "tempos"? Fundamentalmente são duas: a gestão dos objectivos e das expectativas.
- Profissionalmente somos condicionados pela gestão do tempo em função de metas ou objectivos.
- Pessoalmente gerimos o nosso tempo em função das necessidades diárias e acima de tudo das expectativas de satisfação pessoal.
Um é fonte de stress, o outro alavanca os sonhos. Nas nossa vidas privadas, damos por nós a efectuar tarefas necessárias da forma mais eficiente possível de modo a maximizar o tempo disponível para o lazer.
Porque é que não fazemos o mesmo em termos profissionais? Porque o lado lúdico e de satisfação pessoal está muitas vezes ausente da atividade profissional. Mas na nossa vida pessoal também temos que desenvolver tarefas que são "chatas" ou repetitivas! Pois, mas sabemos que se as realizarmos com eficiência teremos o prémio do tempo para o lazer, e isso motiva-nos.
A qualificação da gestão do tempo profissional passa muito pela atenção dispensada a estas três etapas:
- Organizar e planificar a execução das nossas tarefas/macro-tarefas numa perspectiva de médio/longo prazo, definindo muito bem as metas a atingir.
- Avaliar e racionalizar as nossas tarefas e processos de trabalho tendo em vista o aumento da produtividade, com ganhos evidentes na gestão do tempo.
- Mensurar/monitorizar o alcance das etapas ou objectivos planeados de modo a aumentar a sensação de satisfação pelos objectivos alcançados.
Em qualquer uma destas etapas, as tecnologias de informação são uma ferramenta de suporte fundamental. É para esse objectivo que eu irei orientar o meu esforço durante os próximos 12 meses.
Assim, para o próximo ano, o meu objectivo e a minha principal actividade nesta empresa passará a ser: ajudar cada colaborador ou departamento a atingir os três desafios referidos. Se for bem sucedido terei dado um contributo para que o modo como gerimos o tempo maximize o nosso prémio emocional e reforce a motivação profissional.
Pensei em terminar com a frase "Caso fracasse nesta tarefa...." mas corrijo: não há margem para erros nem "ses" que impeçam a força do querer e a vontade de vencer!
Carlos Mação